Mükkemmel Bülten Nasıl Hazırlanır ?

Mükkemmel Bülten Nasıl Hazırlanır ? Firmaların mevcut ve potansiyel müşterilerini faaliyetlerinden haberdar etme ve basınla ilişkilerini taze tutmakta kullandıkları en önemli araçlardan biri şirket bültenidir. Bu bültenler düzenli yayınlandıklarında ve doğru teknikler kullanılarak hazırlandığında mutlaka pazarlama stratejisini destekleyen güçlü bir unsur haline gelir. Bu aracı profesyonelce kullanan firmaların yanı sıra gelişi güzel, gramer dikkate alınmadan ve özensiz hazırlayan firmalarda mevcut ancak bu bültenlerin ne kadar okunduğu ve önemsendiğini hepimiz günlük tecrübelerimizden biliyoruz. Bu makalede sizlere konunun akademik çalışmalarını yapmış uzmanların hem fikir olduğu tam onbir noktayı etkili ve mükkemmel bülten hazırlamakta nasıl kullanacağınızı paylaşacağız. 1. İçeriğin kesin ve sınırlı olmasına dikkat edin İçeriğin genel bir konu olmasındansa belirli bir konu üzerine olmasına ve limitli sayfa sayısına sahip olmasına dikkat edilmelidir. Hedef kitleler üzerinde bırakılan etkiler incelendiğinde aylık olarak yayınlanan çift taraflı tek bir sayfa bültenin, iki ayda bir yayınlanan dört sayfa ya da çeyrek dönemlerde yayınlanan sekiz sayfalık bültenlere tercih edilmesi gerektiğini ortaya koymaktadır. Hedefiniz mevcut ve potansiyel müşterileriniz ile basın organlarında bir farkındalık yaratmak olduğundan kısa ve öz tutulan bültenler bu amacınızın gerçekleşmesine daha çok hizmet ederler. Fazlasıyla abartılı ve süslü cümleler kullanmaya kalkışmak ve gereksiz uzun tutmak bülteninizin sonuçlarının hayal kırıklığı olmasına sebep olur. 2. Başlığınızın farklı ve amaca uygun olmasına dikkat edin Bültenlerin başarısı doğru başlık seçimi ile doğru orantılıdır. Doğru başlık seçimi ile bülteninizi sonuna kadar okutabilirsiniz veya yanlış bir seçim ile okunmadan çöpe gitmesine sebep olabilirsiniz. Bülteninizin başlığı bir ikon yada içeriğin sinyallerini veren görsel bir sembol gibi olmalıdır.Başlıkta kullanılacak kısa birkaç kelime, uzun uzun kelimelerden oluşan karmaşık bir cümleye tercih edilmelidir. Ayrıca kısa başlıklarda büyük karakterli harfler kullanabilme şansına da sahip olunacağı için dikkati daha fazla çekebilirsiniz. Eğer ille de uzun bir başlık kullanmanız gerekirse bülten başlığınızı iki bölüme ayırmanız; ilk bölümü vurucu kelimelerden oluşturarak daha büyük karakterlerle kullanmanız, ikinci bölümü daha küçük karakterlerle alt kısma yerleştirmeniz yine kısa başlık etkisini yaratmaya yardımcı olacaktır. Gereksiz kutulamalar, zemin renkleri ve şekillerinden kaçınmak da başlığınız ile yakaladığınız müşterinizi, bülteninizi sonuna kadar okumaya teşvik eder. Ayrıca firma logosunu sanılanın aksine başlığın üstünde sayfa üstünde pozisyonlandırmaktansa sayfa altında pozisyonlandırmak görsel olarak karmaşayı önler ve daha etkili bir sonuç verir. 3. Doğru marjin ve kolon seçimi önemlidir. Bülteninizde bırakacağınız beyaz alanlar bülteninizi daha çekici ve daha kolay okunur bir hale getirecektir. Cömert bir marjinle yaratılan beyaz alanaları sayfanın hem üstünde hem altında kullanmak okuyucuya nefes aldıran alanlar bırakmak anlamına gelir ve sıkmaz. Bazı kolonları boş bırakmayı düşünabilirsiniz. Örneğin üç kolonluk bir sayfa düzeni kullanıyorsanız, yazınızı ikinci kolon hizasından başlatarak ilk kolonu resim yada yazı içinden alınan can alıcı alıntılara ayırabilirsiniz. Bültninize fotoğraflar eklemek istiyorsanız, en doğru yerler sayfa kenarlarıdır. Paragraf aralarına, yazı ortalarına serpiştirilecek fotoğraflar kesinlikle karmaşa ve göz yormaktan başka bir şeye sebep olmazlar. 4. Alt başlık doğru pozisyonlanmalı ve kolay okunmalı Bültenlerinizde kullanacağınız alt başlıklar hayati önem taşır. Çok ince ve detaylı bir şekilde edit etmeniz ve tekrar edit etmeniz şarttır. Alt başlığında kısa tutulması gereklidir ve sanki telgraf dili kullanılırcasına özlü olmalıdır. İki satır olarak kullanılacak alt başlık, üç satıra tercih edilmelidir. Yine beyaz alan kullanmak alt başlığı etkili ve kolay okunur kılacak unsurlardan biridir. Çünkü beyaz alan gözler için mıknatıs görevi görür ve başlık ile alt başlık arasında bırakılacak hatırı sayılır bir beyaz alan okuyucunuzun gözünü alt başlığa doğru çeker. Alt başlığınız için tek bir yazı karakteri ve iki boyut kullanarak iki satır ile sınırlayın. Büyük olan boy ölçüsünü öncelikli öneme sahip bölüm için, küçük boy ölçü karakterleri daha az öneme sahip bölüm için kullanın. Bu durum sayfanıza görsel çeşitlilik kazandıracak ve okuyucuya önemli olan bölümü daha çabuk kavrama şansı verecektir. 5. Ara başlıkları sık kullanın Ara başlıklar bülteninize görsel bir ilgi uyandıracak ve uzun bir metni bölümlere ayırarak ve içeriği hakkında kısa fikirler vererek daha kolay okunmasını sağlayacaktır. Her ara başlık okuyucunuza hem nefes alma alanı yaratacak hem de sonraki bölümü okuması için ilgi uyandıracaktır. Okuyucular ara başlıkları önceden gözden geçirme ve ilgi uyandıran bölümleri okuma eğilimindedirler bu yüzden ilgi çekici ara başlıklar bütün metni okumalarını sağlayacaktır. Ara başlığın başarısı sunduğu text ile kontrast içinde bulunmasına bağlıdır. Genellikle en iyi sonuçlar ara başlıkları, alt başlıkta kullanılan yazı karakteri ile kullanmakla elde edilir. Alt başlık ve ara başlıkların bütünlük sağlaması texti kolaylaştırır ve görsel çekicilik sağlar. Ara başlıkların üzerinde, alt başlıklardan daha fazla beyaz alan kullanmalısınız. Bu durum önceki konu ile sonraki konu arasındaki ayırıma dikkati çeker. 6. Texti mümkün olduğunca kolay okunur hale getirin Metnin içeriği mümkün olduğu kadar şeffaf olmalıdır. Bu bir çok durumda kullanılan yazı karakteri ile başarılabilir ve dikkati metne çeker. Mümkün olduğunca bir çok okuyucunun göz aşinalığı olduğu Serif karakter kullanmanın etkili olduğu çalışmalar sonucu ortaya çıkmıştır. Serif yazı karakterlerinin (Garamond, Palatino, Times Roman gibi), Sans Serif yazı karakterlerinden (Helvetica gibi) daha kolay okunduğu bilinmektedir Çünkü Serif karakterler bir karakterden diğerine geçerken okuyucunun gözüne rehberlik etmektedir. Yazınızın sayfa hizalamasında “yasla” seçeneğinin kullanılması düşünülmesi gereken bir unsurdur. Çünkü sola yaslanılan bir hizalamada satır sonlarında eşitsiz bir boşluklar havuzu oluşur ki bu da okuyucunun göz zevkine hitab etmeyen bir durumdur. Her iki taraftan eşit boşluklara sahip satırlar okuyucunun metni okurken bir ritim yakalamasını ve görsel olarak rahatsız olmamasını sağlar. Ancak bu seçeneği kullanırken çok kısa cümlelerin çok uzun cümlelerle takip edilmesi ve diyagonall şekiller oluşmasına izin vermeyin 7. Doğru noktalama işaretleri ve boşluk karakteri kullanın Hatırı sayılır müşteriler sizin profesyonelliğinizi ve ihtiyaçlarına cevap verebilme kapasitenizi doğru ifade ve düzgün gramerinizle değerlendirebilir. Cümle sonlarında gereksiz üç nokta kullanmaktan kesinlikle kaçınmalısınız. Ayrıca yine cümle sonunda space tuşuna iki kere basmanız rahatsız edici bir boşluk oluşturur. Aynı şekilde enter ve return tuşlarınıda paragraflardan sonra kesinlikle iki kere kullanmayın. Bu durumda rahatsız edici görsel etkiler yaratır. Bunun yerine her paragrafta bir birine eşit bir yada bir buçuk satırlık paragraf ayracı kullanın. Tırnak ve parantez işaretlerini gramer kurallarına uygun olarak kullanmaya dikkat edin. Kullandığınız yazılımdan kaynaklanacak hataları mutlaka iki kez kontrol ederek düzeltin ve küçük bir hatanın bütün texti mahvetmesine izin vermeyin. Dikkat edilmesi gereken bir durumda özel isimlerin satır sonlarında ayrılmamasıdır. Text yazıldıktan sonra böyle talihsiz durumlar olup olmadığı mutlaka tekrar tekrar kontrol edilmelidir. 8. Anlamlı ve okunaklı alıntılar kullanın Alt başlık ve ara başlık kadar üzerinde durulması gereken en önemli üçüncü nokta yapılan alıntılardır. Alıntıların aynı metinde gösterilen hassasiyetle hazırlanması gerekir. Uzun alıntılar yaparak onları küçük karakterde yazılarla sunmakta doğru bir yaklaşım değildir. Okunması yine kolay olmalıdır ancak italik tipte kullanılarak farkı ortaya konulabilir. 9. Renk kullanımı Birkaç önemli noktada renk kullanımı düşünülebilir. Genellikle zemin elementi olarak kullanımı daha etkilidir. Yazıların renkli olmasındansa bu yöntemin seçilmesi daha doğru olur. Yalnız her bültende farklı zemin renkleri kullanmaktan kaçınılmalıdır. Böylece bültenler arasındaki bütünlüğün bozulması engellenir ve kurumsal olarak bilinirlik üst seviyede konumlandırılır. Ayrıca her bültende farklı noktalarda renklendirmeler kullanmak baskı maliyetini arttırır. Bunun yerine zemini kendiliğinden renkli bülten kağıtlarının kullanımı daha maliyetsiz olur. 10. Bülteninizin detaylarına dikkat edin Bülteninizi baştan sona, satır satır kontrol edin ve gözden kaçabilecek basit hataları düzeltin. Her ne kadar bugünün sözcük işleme programlarında bu sorunlar otomatik olarak düzeltiliyorsa da yine de manuel olarak düzeltmeniz gereken noktalar olabilir. Örneğin ara başlığın sayfanın sonunda kalması ve içeriğinin diğer sayfaya kayması oldukça büyük bir hatadır ve bunu programınız otomatik olarak düzeltmez. Ayrıca daha önce bahsettiğimiz gibi özel isimlerin satır sonlarında hece ayırımına maruz kalmaması ve isim soyad birlikte kullanıldığında bunların tek bir satırda olmasına; birinin üst diğerinin alt satırda olmamasına özen gösterilmesi gerekir. 11. Tasarımınızı basitleştirin Sadeliğe önem vermek, abartılı ve gereksiz kullanımlardan kaçınmak bülteninizi her zaman okunur kılar. Çok fazla bold ve italik stil kullanmamaya, gereksiz kenar çizgileri, kutular, çok renkli şablon ve görsel kullanmaktan kaçınılması en doğru yaklaşımdır. Bültenin içinde bütünlüğü bozacak her türlü yaklaşım okuyucunun dikkatinin dağılmasına, gözünü yormasına ve en sonunda bültenin çöpe gitmesine sebep olur. Bülteninizi fazlasıyla bilgi ile doldurmaktan kaçının. Bülteniniz müşteriniz için bir ön izleme şeklinde olursa ve merak uyandırırsa daha fazla bilgi için sizinle ilişkiye geçmesini sağlarsınız. Sadeliğin yanında etkili olmak bir bakıma kısa cümlelerle verilmek istenen mesajın ön bilgisini vermek şeklinde olmalıdır.