Etkinlik Yönetiminin İncelikleri

Etkinlik Yönetiminin İncelikleri Etkinlik organize etmek hiç kuşkusuz günümüz pazarlama anlayışının en önemli parçalarından biri. Interaktif katılımın sağlandığı, üç boyutlu dünyada sunulan hizmet ve ürünün somutlaşıp, duyu organları ile hissedilir hale gelmesi, pazarlama stratejisi içindeki başarısını arttırarak giderek daha çok tercih edilen bir yöntem haline gelmeye başladı. Biz de bu ay etkinlik yönetiminin inceliklerini, nedirlerini, nasıllarını masaya yatırıyoruz. Öncelikle etkinlik tiplerine şöyle bir bakalım. En genel hali ile başlıklar altında topladığımızda etkinliklerin en çok kullanıldığı alanlar karşımıza şu şekillerde çıkıyor; - Konferanslar - Şirket / Bayi Toplantıları - Eğitimler - Fuarlar - Fuar Standı Etkinlikleri - Ürün Lansmanları - Fon Yaratma Etkinlikleri - Takım Motivasyon Etkinlikleri - Ödül Törenleri - Konserler - Açıkhava Etkinlikleri - Spor Etkinlikleri - Klüp/Parti Etkinlikleri - Düğün ve Balo Etkinlikleri Ne kadar büyük yada küçük olursa olsun bir etkinlik planlamaya başlamadan önce üzerinde dikkatle durulması gereken noktalar bulunmaktadır. Öncelikle etkinliğin hangi amaçla yapıldığı üzerinde durulması gerekir; Bu genellikle müşterinin talebi doğrultusunda şekillenir ancak bazı durumlarda da etkinlik planlayıcısı da müşterisine bir amaç ve hedef sunabilir. Bir diğer konuda çalışacağınız takımdır. Küçük ve basit bir organizasyon için bile doğru insanlarla çalışmak başarılı etkinlik ile başarısız bir etkinlik arasındaki farkı apaçık ortaya koyar. Kollarınızı sıvamadan düşünülmesi gereken belkide en önemli faktör ise finans faktörüdür. Bütçenin sağlam ve yeterli olduğundan ve finansal olarak getirisi olacağından emin olunması gerekir. Etkinlikte çalışacak herkesin birbiri ile ilişkide olmasını sağlamak ve bunun altyapısını oluşturmak, eksiksiz ve zaman kaybı olmadan bir etkinlik düzenlemenin en önemli kurallarından biridir. Ayrıca yapılacak etkinlikte kullanılacak mekan, sistemler ve zaman sınırları gibi etkenler için herhangi bir izin alınması yada kanuni bir yükümlülük olup olmadığının araştırılması, bunların önceden yerine getilmesi kuşkusuz etkinliğin kesintiye uğramadan pürüzsüz bir şekilde tamamlanması için çok önemlidir. Hedeflerin Belirlenmesi Önemlidir Bir etkinliğin düzenlenme sebepleri, hedeflerin belirlenmesinde kullanılacak en önemli enstrümanlardır. Bu hedefler yapılan işleri kontrol ettiği gibi, varmak istediğiniz yere nasıl gideceğinizi gösteren yol haritasını çizerler. Etkinliğin düzenlenme sebeplerini sadece sizin bilmeniz yetmez; ekibiniz, çalıştığınız taşeronlar ve tedarikçilerin de başarmak istediğiniz hedefleri iyice bilmeleri ve anlamaları gereklidir. Hedef belirlemek ayrıca kendi performansınızı ölçebilmeniz açısından da faydalıdır. Etkinlik sonunda hedef listenizdeki ulaşılmış ve ulaşılamamış hedefler arasındaki orantı size performansınızın ne kadar iyi olduğu konusunda fikir verecektir. Ayrıca bu hedefleri daha sonraki organizasyonlarınız için kullanabilir ve etkinlik tipine göre uyarlayabilirsiniz. Etkinliğiniz için hedefleri belirlerken bunun bir takım işi olduğunu unutmamalısınız; hedefleriniz belirlendikten sonrada dahil olan herkesin bu hedefleri iyice bilmelerini sağlamanız takımın aynı amaç ve hedeflere yönlendirilmesini kolaylaştıracaktır. Bu herkesin yol haritası olacaktır ve üzerinde özellikle konsantre olunması gereken bir konu varsa; örneğin bilet satışları gibi, o zaman delegasyon ve konunun kontrolünü daha kolay ele alabilirsiniz. Bir hedefe ulaşıldığında da yerine mutlaka mücadele gerektirecek başka bir hedef konulmalıdır ki etkinliğin devinimi ve hızı kesilmesin. Planlama Kalemleri Başlamadan önce yapılması gereken aşamalar geçildikten sonra sıra planlamaya gelir. Bu aşamada etkinliği nasıl düzenleyeceğinizi planlarsınız. Bu plan etkinlik boyunca sizinle olacak ve aşamaların geçilmesinde yol gösterici olacaktır. Bütün iyi etkinlik yöneticileri liste yapar. Günümüzde bilgisayarlarımızda hazırladığımız to do list leri etkinlik öncesi ve sırasında hiç yanımızdan ayırmamalıyız ki aklımıza gelen en küçük bir ayrıntıyı bile el yazısı ile üzerine ekleyebilelim. İnsanın aklına herşey bir anda gelmeyebiliyor. Aksiyon planınızı genel hatları ile oluşturduktan sonra; her bölümün detaylarını ve eksik kalmış yönlerini tamamlamanız gerekmektedir. Listenin önemlilik ve aciliyet sırasına göre yapılmış olmasına dikkat edilmelidir. Bu etkinliği daha önce yapmış olup olmadığınız da önemlidir. Bazı etkinlikler periyodik bir düzende; örneğin her yıl aynı zamanlarda yapıldığı için, tekrarını yapmak etkinliği geliştirerek daha kolay olabilmektedir. Ancak daha önce hiç böyle bir etkinlik yapmadıysanız, benzer etkinliklerde deneyimli bir freelance danışmanın hareket planınıza bir göz atmasını sağlamalısınız. Bu davranış size zaman kazandıracağı gibi atlayabileceğiniz unsurları da önceden farketmenizi sağlar. Her etkinliğin sonunda mutlaka kendi performansınızı açık ve net olarak değerlendirmelisiniz ki gelecek etkinlikleri daha başarılı olarak yürütebilesiniz. Her etkinliğiniz karşınıza mutlaka öğrenilmesi gereken dersler çıkaracaktır ve bunları bir sonraki etkinliğiniz için iyi çalışmalısınız. On şeyden biri bile yanlış gitse bu sizin için çalışılması gereken bir ders olmalıdır. Kimin hangi işi yapacağının kesin olarak belirlenmesi oldukça önemlidir. Belki küçük bir etkinlikte işlerin bir çoğunu kendiniz yöneteceksiniz ama bir çok insanın dahil olacağı bir etkinlikte karışıklık çıkmasını ve zaman kaybını önlemek için görev tanımlarının iyi yapılması gerekmektedir. Etkinliğinizi planlarken hangi beceri ve yeteneklere ihtiyacınız olduğunu da belirlemelisiniz; böylece ihtiyaç duyulan beceri ve yeteneklere sahip doğru insanları bulmak ve doğru işlere atamak etkinliğinizi başarıya ulaştırmada önemli rol oynayacaktır. Bütçe, planlamanın önemli kalemlerinden biridir. Bir etkinlik planlanırken paranın özenli ve dikkatli kullanılması bütçede delikler açılmasını ve müşterinizle bu konuda zorluklar yaşamanızı engeller. Müşteri tarafından sunulan bütçe çerçevesinde doğru harcama planı yapmak çoğu zaman hayat kurtarır. Zaman planlaması, planlamanın bir diğer kalemi olarak yapılacak işler için bitiş süreleri belirlenmesi ve bunlara uyulması için zamanı nasıl kullanacağınız konusunda bir yol haritasıdır. Planlama içerisinde etkinliğin tipine uygun mekan ve teknik ekipmanların belirlenmesi gerekir. En küçük bir etkinlikte bile bir bilgisayar, projektör ve ekrana ihtiyaç duyulurken daha kapsamlı bir etkinlik için ihtiyaç duyulacak ekipmanların mekana yerleştirilmesi ve işletilmesinin sorunsuz olmasını sağlamak çok önemlidir. Planlamanızı yaparken etkinliğe katılacak kişi sayısı hakkında da bir fikrinizin olması önemlidir. Seçtiğiniz mekanın etkinliğe katılacak insan sayısına uygun olması hayati önem taşır. Ayrıca gelecek olan kişilerin yaş ortalaması, gelir ve eğitim düzeyleri, cinsiyetleri gibi bilgileri baştan bilmek insanlara keyifli bir etkinlik yaşatmak için gerekli önlemleri almanızı sağlar. Etkinliğinizin ihtiyaç duyacağı başlıca elemanları sıralayacak olursak önümüze şöyle bir tablo çıkıyor; - Öncelikle gerekli alt yapı, deneyim, beceri ve yeteneklere sahip kişilerden oluşmuş bir ekip. - Planlarınızın hedeflerinize uygun ve etkili bir biçimde yürümesini sağlayacak doğru zaman yönetimi - Etkinliğinizi başarılı veya başarısız kılacak en önemli faktörlerden biri olan finans konusunu dikkatlice ele almak - İhtiyaç duyulacak ekipman, malzeme ve her ne gerekiyorsa bunların zamanında yerlerinde olmasını sağlamak ve elinizde yeterince bulundurmak. - Etkinliğinizin başarılı ve etkili olmasını sağlayacak kreatif fikirlerinizin olması ve bunları yeri geldiğinde kullanmak. - Etkinliğin pürüzsüz operasyonu için gerekli izin ve tedbirlerin önceden alınmış olmasına dikkat etmek. Etkinliğinizi düzenleyeceğiniz mekanın seçimi de titizlikle üzerinde durulması gereken bir konu. Elinizdeki alternatif olabilecek mekanların önceden keşif yapmak üzere ziyaret edilmesi gözden kaçabilecek hususları yakalamanızı sağlar. Gitmeden önce ihtiyaç duyacağınız imkanların bir kontrol listesini oluşturmak gerekir. Böylece atacağınız her check sizi doğru mekana biraz daha yaklaştırır. Ayrıca mekan yöneticileri ve elemanları ile kişisel olarak tanışmak ve iyi ilişkiler kurmak etkinliğinizde size bir çok avantaj sağlar. Fiyatlar konusunda kesinlikle pazarlık etmelisiniz. Her mekanın bir en düşük fiyatı vardır ve siz kuracağınız ilişkiler ile bu fiyat avantajına sahip olacak şanslı kişi olabilirsiniz. Ayrıca mekanın ekstralarını mutlaka öğrenin, müşterinize bu ekstralar ile sunacağınız fazla hizmet elbette memnuniyet yaratacaktır. Mekanınızın; kullanım saatleri, güvenlik kuralları ve önlemleri de iyice bilmeniz gereken konular arasındadır. Etkinlik Sırasında Bütün ön hazırlıklarınız tamamlanıpta etkinlik zamanı gelip çattığında soğuk kanlı olmak ve paniğe kapılmamak çok önemlidir. Eğer çok iyi hazırlandıysanız zaten her şey kontrolünüz altındadır. Tabi ki çıkabilecek aksilikler vardır ve bunlara karşıda eylem planlarınız hazır olmalıdır. Hiç beklenmedik bir problem çıktığında da yine sakin olmak ve ekibinizden problemi çözebilecek doğru insanla birlikte problemin cereyan ettiği yerde bulunup kontrolü ele almanız yapacağınız en doğru harekettir. Bununla beraber problem olsun olmasın etkinliğin planlara ve hedeflere uygun bir biçimde işleyişini sürekli gözetmek ve kontrol altında tutmak hayati önem taşır.