Bir firmanın çalışanlarına, bayilerine yönelik düzenlenen toplantılardan, ürünün ya da markanın görücüye çıktığı lansmanlara, markaların iletişim stratejileri içinde yer alan satış-pazarlama aktivitelerine kadar tüm faaliyetlere organizasyon ya da etkinlik diyebiliriz.
Faaliyet alanı, yalnızca ikram, animasyon ya da dekorasyon olan birçok firma, organizasyon yönetimi hizmeti verdiğini ifade ettiğinden midir bilinmez, son yıllarda organizasyon kelimesi, yerini “event”e bıraksa da ben organizasyon ya da etkinlik demeyi tercih ediyorum. Tüm bu faaliyetlerin projelendirilmesi, uygulanması ve raporlanması aşamalarının planlı olarak yürütülmesi de Etkinlik Yönetimi olarak adlandırılıyor.
"Faydaları, zahmetlere değer"
Markanın, ürün ya da hizmetin ihtiyacı doğrultusunda hazırlanmış bir etkinlikle, hedef kitlenize iletmek istediğiniz mesajı dolaysız bir şekilde doğrudan iletebilirsiniz.
Etkinlik sırasında toplanan verilerle, hedef kitlenizi daha net bir şekilde tanıma imkânına sahip olabilirsiniz. •Ürün ya da hizmetinizin faydalarını, farklılıklarını müşterilerinize bire bir anlatarak tanıtabilirsiniz.
Onların yanında olduğunuzu, onlara dokunarak anlatabilir, hedef kitlenizle duygusal bağ kurabilirsiniz.
Satış pazarlama aktiviteleri ile “road show”larla müşterilerinize doğrudan ulaşabilir, ürün ya da hizmetinizi onlara yerinde yaşatarak satış artırabilirsiniz.
Kurum içine yönelik düzenlenecek etkinlikler, marka ve çalışanlar arasındaki iletişimi, takım ruhu ve aidiyeti güçlendirir. Eğitim ve bilgilendirme çalışmaları daha verimli hale gelebilir.
Profesyonelce hazırlanmış ve yönetilmiş etkinliklerle markanın basında yer alması sağlanabilir.
Etkinlik yönetimi, belirlenmiş bir bütçeyle ve belli zaman aralığında gerçekleştirilen, her defasında yeni fikirlerle zenginleştirilen, stresli ancak bir o kadar da keyifli bir iştir. Referanslarınız arasına eklediğiniz her organizasyon ve müşteri, deneyim hanenize eklenen bir katma değer olur, ön görüleriniz katlanır.
"Doğru sonuçlar için, doğru seçimler yapılmalı"
Etkinliğin amacına uygun, sorunsuz ve en yüksek verimle yönetilmesi için doğru etkinlik ajansı tercih edilmesi hayati önem taşır. Şöyle bir örnek vereyim; Çocukların çok sevdikleri, dışı çikolata kaplı, içinde oyuncak olan sürpriz yumurtaları bilirsiniz. İçinden çıkacak oyuncağı, ancak çocuğunuz ambalajı açıp, yumurtayı kırdığında görebilirsiniz. Onunla aynı anda...
Ne çıkacağını onunla aynı anda yaşarsınız.
Bir etkinlik başladığında, etkinliği yönetenler, müşteri ve hedef kitle her şeye aynı anda tanıklık eder. Tüm süreç eş zamanlı ilerler. Bu yüzden seçilen etkinlik ajansı, gerçekleştirilen etkinlik tipi ile ilgili tecrübe, bilgi ve öngörülere sahip olmalı. Tecrübeleri ile müşterisini yönlendirebilmeli, gelebilecek sorulara süratle yanıt verebilmelidir. Her ayrıntı planlanmış, düşünülmüş olmalı, doğabilecek sorunları önceden tahmin edebilmeli, pratik çözümler üretebilmelidir. Sağlam üçüncü parti ağı, acil ihtiyaçlar için alt yapısı ve piyasa itibarı olmalıdır.
“Müşteri briefi doğru ve dolu olmalı”
Etkinlik yönetmekteki en önemli unsurdur bilgi. Almayı planladığınız hizmet için servisi sağlayacak firmayı ne kadar detaylı bilgilendirirseniz o kadar verim alabilirsiniz. Bilgiyi verecek firma yetkilisi de tecrübe sahibi olmalıdır ki ne istediğini net anlatabilsin. Gerekli derecede bilgi verebilen, kurum kültürüne sahip yetişmiş kişilere her zaman rastlayamayabiliyorsunuz.
Firmanın ajansa, önceki çalışmaları, istenenler ve ihtiyaçları konusunda verdiği bilgiler dolu olmalı, bu bilgiler mutlaka yazılı geçilmeli. Yazı metni mektup şeklinde değil, beklentiler maddelenerek detaylandırılmalı.
Proje hazırlarken yaptığımız beyin fırtınasından sayısız fikir üretebilir, yaratıcılığımızı uçurabiliriz. Uygulanabilir olması müşterinin bütçesi ile orantılı olacağından, hareket alanı için bir çerçeve çizilmeli, briefte yaklaşık da olsa bir bütçe aralığı verilmelidir.
Negatif birkaç örnek vermek gerekirse;
* “Merhabalar… Bizim bir lansmanımız olacak, 500 kişilik acil fiyat almak istiyoruz…”
* “Bu yıl satışlarımızı arttırmak için çalışmalar yapmayı planladık, sizlerle görüşmek isteriz.” İlk toplantıda; “Ürünlerimiz şu üst raftakiler. Şu ortada olanda çok iddialıyız mesela, neler yapabiliriz?”
*Türkiye genelinde stantlar kurarak tanıtım yapmak istiyoruz, projenizi bekliyoruz.
Tabi bunlar tebessüme dair örnekler. Çoğaltılması mümkün.
“ Ajansa verilen briefte eksik varsa, soru sormak kaçınılmaz olur.”
Şimdi burada hassas bir nokta doğuyor. Ajans müşterisinden biref alacak. Sonra bunu sahaya yansıtacak, kişi ya da alt tedarikçilere geçecek. Yani biref iyi alınıp anlaşılmalı ki iyi iletilebilsin. İşte işlerin karışmaya başlayacağı nokta.
Ajansa verilen briefte eksiklik söz konusu olduğunda sorular sormaya başlarız. Yukarıdaki örneklerden yola çıkarsak akla gelecek birkaç soru;
—Davetli profili nedir? Konsepti oluşturmak için istediğiniz, orijin oluşturacak bir düşünceniz, özellikle vurgulamak istediğiniz mesajınız var mı?
—Şu ana kadar herhangi bir PR faaliyeti ya da reklam çalışması yapıldı mı?
—Gerçekleştireceğimiz saha çalışmasında sektörünüz dışında faaliyet gösteren diğer markalarla işbirliği yapabilir miyiz?
—Etkinliğinizde kullanabileceğimiz mevcut branding (markalama) malzemeleriniz ya da küçük hediyelikleriniz mevcut mu?
Bilgi az ise soru sorulmalıdır ancak bu çok hassas bir çizgi. Bir fazlası “Bunlar da her şeyi bize soruyor” dedirtir ki ilişki sevimsizleşmeye başlar.
Fazla bilgininse kimseye zararı olmaz.
“Kritik noktalar başarıyı etkiler.”
Etkinliğin hedef kitlesi iyi analiz edilmeli, beklentileri, yaşayış biçimleri, alışkanlıkları göz önünde tutulmalıdır.
Bazen teoride çok ilginç fikirler ve projeler geliştirilebilir. Ancak projeyi oluştururken dikkat edilmesi gerekenlerin başında uygulanabilirlik ve ekonomik şartlar gelir. Hazırlanan etkinlik projesi hem en üst seviyede içeriğe sahip olmalı, hem uygulanabilir ve mantıklı hem de belirlenmiş bütçe çerçevesinde olmalıdır.
*Uygulamaya mutlaka iş bölümü ve zaman planlanması yapılmış olarak başlanmalı. Zaman planlaması her kalem için düşünülmeli ve her aşamada güncellenmeli.
*Projede çalışacak tüm tedarikçiler ile mutlaka sözleşmeler yapılmalı.
*Üretilecek her şeyin ön çalışması alınarak müşteriye onaylattırıldıktan sonra üretime geçilmeli.
*Mekân, nokta, şehir ve alan keşifleri yapılmalı, mutabakata varılmalı.
İzin gerektiren etkinliklerde, tüm izinler yetkililerden ve yazılı alınmalı, tüm ödendi makbuzları çoğaltılıp dosyalanmalı.
*Avans ödemeleri zamanında yapılmalı.
*Uygulamanın çeşidine göre görevlendirilecek personel ile koordinasyonun eksiksiz olabilmesi için gerekecek iletişim araçları sağlanmalı.
*Geçici personel istihdamı gerektiren saha etkinliklerinde (road showlar, satış pazarlama aktiviteleri vb), çalıştırılacak personele mutlaka eğitim verilmeli.
Marka büyük olabilir, çok büyük yatırımlar yapılmış, ürün ya da hizmetler için büyük emekler harcanmış olabilir. Ancak unutulmamalıdır ki müşteri markayı satış pazarlama etkinliklerinde görev alan, karşısında gördüğü tanıtım elemanı ile değerlendirecektir.
Tıpkı bir restoranda olduğu gibi, en iyi malzeme kullanılıyor, en iyi aşçılar çalışıyor olsun, en güzel dekorasyon yapılmış ve en temiz mutfağa sahip olsunlar. Masanıza servis veren garson eğer size kaba davranırsa, oraya bir daha gitmek istemeyebilirsiniz. Bu yüzden etkinliklerde görev yapan geçici personelin (host, hostes, promotör vb. ), neyi temsil ettiğinin bilincinde olması çok önemlidir.
Bazı etkinliklerde salt görüntüleri ya da diksiyonları önemlidir, bazılarında teknolojiye yatkınlıkları, eğitim düzeyleri. Etkinlik ajansı etkinliğin tipine göre en uygun geçici personeli çalıştırmalı ve etkinlik öncesi mutlaka eğitim düzenlemelidir. Farklı şehirlerde eş zamanlı gerçekleşecek etkinliklerde görevlendirilecek lokal personelin de eğitimlere katılımı sağlanmalı, gerekirse birkaç gün sürecek eğitimlerle, etkinlikte verilmek istenen mesaj, tanıtılacak ürün ya da hizmet ve davranış biçimleri anlatılmalı, bu sayede markayı tüketici ile sıcak temasla temsil edecek kişilerin tam donanımlı olmaları sağlanmalıdır.
Sahada görev yapan tanıtım elemanlarının, markanın müşteri karşısındaki temsilcisidir.
* Etkinliğin süresine göre raporlandırmalar zamanında alınmalı.
* Etkinliğin her aşaması, etkinliği yöneten firma tarafından planlanmalı, projenin akışı düzenlenmeli, her uygulamanın takibi ve öncesinde provaları yapılmalı. Etkinliğin hemen her safhası için “B” planları olmalıdır.
Bir de hep söylediğim gibi pozitif olunmalı, “ İyi şeyler düşünülmeli ki başınıza iyi şeyler gelsin”
Soğukkanlı ve öngörülü yönetim akışın düzgün işlemesini sağlar
Akacak kan damarda durmaz derler. Her etkinlikte sorun yaşanabilir. Önemli olan zamanında müdahaleyle minimumda çözümlemektir.
Etkinlik ajansı hizmet verdiği etkinlik tipi ile ilgili önceki deneyimlerinden yola çıkarak öngörülü ve zamanındalığın hayati önem taşıdığının bilincinde olmalıdır.
Etkinliği yönetecek firma, uygulamaya henüz geçilmeden, mekân seçimi, rakip markaların projelerinin takibi, etkinliğin gerçekleştirileceği zamanın belirlenmesi gibi konularda tecrübeleriyle müşteriyi yönlendirmelidir.
Soğukkanlı olmak, etkin görev dağılımı yapmak ve etkinlik süresince size bağlı personeli dikkatle denetlemek oluşabilecek aksaklığı önceden hissetmenizi sağlayacaktır ki bu da bir adım öndesiniz demektir. Gerisi ne kadar çözümcü olduğunuzla ve deneyiminizle doğru orantılıdır. Bu akla bir atasözünü getiriyor. Konumuza uyarlarsak; İyi bir etkinlik yönetimi firması "Evdeki hesabı, çarşıya uydurabilmelidir"
Raporlama en az projenin hazırlanması kadar ciddiye alınmalıdır. Bu müşteri ile sürekliliği sağlama konusunda önemli bir adımdır.
Etkinlik süresince, ajans-müşteri diyalogu kesintiye uğramamalı, paylaşım sürmeli. Bitirilen projenin alınan brief kadar detaylı raporu, proje aşamasında öngörülen ve yakalanmış skorlar ve diğer verilerle, en kısa sürede hazırlanıp, ilk günkü brief toplantısı ciddiyetinde sunulmalıdır. Daha iyisi için yapılması gereken özeleştiri varsa hiç çekinmeden paylaşılmalıdır. Çünkü resmen olmasa da, ajans da marka ile aynı takımın oyuncusudur artık.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder