Sektör profesyonellerinden The PR Room firmasının Genel Müdürü Tülay ALPASLAN, etkinlik yönetiminin incelikleri ile ilgili can alıcı noktaları bizlerle paylaştı;
Müşteri briefi nasıl olmalı :
Müşteri briefini almadan önce, halkla ilişkiler ajansı briefe neden ihtiyaç duyduğunu kesin olarak belirlemelidir. Bu doğrultuda, aşağıdaki maddeleri içeren brief formunu hazırlamalıdır;
- Brief talep edilen konular ve konu başlıkları
- Briefin tamamlanma süresi
- Brief alınacak konulara ilişkin detaylı sorular
- Brief alınacak konulara ilişkin ihtiyaç duyulan malzemeler (görsel, yazışma, rapor v.b.)
- Brief alınacak konularla ilgili ihtiyaç varsa yorumlar.
Bu brief formu doğrultusunda hazırlanacak sorular, müşteriyi de yönlendirecek, gereksiz zaman ve bilgi kaybını önleyecektir.
Ajans briefte eksik yada fazlalıkları müşteri ile nasıl paylaşmalı ve uygulamaya geçmeden nelere dikkat etmeli
Brief amacı ve hedefleri belirlendikten sonra alınacak brief genelde ihtiyacı karşılayacaktır. Brief tamamlandıktan sonra, amaç doğrultusunda hazırlıklar tamamlanmalıdır. Örneğin, bir basın briefi ise bu, basın dosyası hazırlanmalı ve son kontrol için müşteriyle paylaşılmalıdır. Müşterinin yapacağı kontroller sonucunda ise, dosya kullanılabilir hale gelecektir. Uygulamaya geçmeden önce müşterinin son kontrolü yapması her zaman hata payını minimuma indirecektir. Briefteki eksiklikler ise, bunu belirten bir yazı ve yeni bir brief formu ile müşteriyle paylaşılabilir veya yüz yüze eksikler tamamlanabilir.
Uygulamaya geçildiğinde üzerinde durulması gereken önemli noktalar
Amacına ve hedefe uygun olması, doğru bilgileri içermesi üzerinde durulması gereken en önemli noktalardır. Yine, uygulamaya geçildiğinde hedef kitle de önem kazanacaktır. Brief sonucu gerçekleştirilen etkinlik planının hedef kitlesine uygun yol ve yöntemler tercih edilerek kullanılmasında fayda vardır.
Etkinlik sırasında alınacak önlemler ve akışın düzgün işlemesini sağlayacak ek tedbirler
Her şeyden önce, İş akış planının yapılması ve müşteri-ajans-taşeronlar arasında kimin hangi görevleri hangi zamanlarda yerine getireceğinin net olarak belirlenmesi gerekmektedir. Yanı sıra, etkinlik öncesi ve sonrası denetim ve yürütme görevlilerinin net belirlenmesi faydalı olacaktır. Her zaman bir B planının hazır bulundurulması, ajansta görevli herkesin (sekreter, şöför, müstahdem dahil) etkinlikten bilgilendirilmesi, etkinlik öncesi yapılabiliyorsa en az 2 gün önce uygulamalı provanın yapılması, yapılamiyorsa teorik provanın gerçekleştirilmesi hataları azaltacaktır.
Müşteri memnuniyetini ölçme ve müşteri ile sürekliliği sağlama konusunda yapılacak çalışmalar
Müşteri memnuniyetini ölçmek için etkinlik sonrası bir event raporu hazırlamak ve müşteriyle paylaşmak yararlı olacaktır. Akabinde, müşteriye gönderilecek bir memunniyet anketi de görüşlerin ortaya konmnasında yarar sağlar. Sürekliliği sağlamak müşteri memnuniyeti ile ve hedefe uygun etkinlikler gerçekleştirmekle mümkündür. Dolayısıyla, müşteriyi dinlemek ve müşterinin doğrularını alırken yanlışlarından haberdar etmek, uyarmak ve doğruya sevketmek de ajansın görevleri arasındadır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder